ICT-beleid: Flexibel en wendbaar, maar veilig
Het onderwijs digitaliseert, maar wordt ook flexibeler en persoonlijker. Onderwijskundig personeel heeft behoefte aan een ICT-infrastructuur die hen in staat stelt onderwijs aan te passen aan de behoeftes van de leerlingen.
Een omgeving waarbij gebruikers achter een vaste desktopcomputer zitten en waarbij de bestanden alleen beschikbaar zijn op één locatie past steeds minder goed bij het onderwijs van deze tijd. Daarom beweegt De Meerwaarde naar een ICT-infrastructuur met persoonlijke devices voor medewerkers en leerlingen.
Om te zorgen dat bestanden altijd en op elke locatie beschikbaar zijn, wordt er een stap naar ‘de cloud’ gemaakt. Hierbij wordt per functionaliteit afgewogen óf deze wordt gemigreerd, wordt uitgefaseerd of wordt vervangen door een beter of veiliger alternatief.
Het flexibiliseren van een ICT-infrastructuur brengt nieuwe risico’s met zich mee. Deze worden geanalyseerd en gemitigeerd. Er wordt een gelaagd model van veiligheid gehanteerd, waarbij er op elk niveau bijpassende veiligheidsmaatregelen worden getroffen.
ICT-medewerkers
Team ICT op De Meerwaarde bestond in 2022 uit 6 medewerkers (één Coördinator ICT, twee medewerkers ICT en drie applicatiebeheerders)
Samenwerking met ICT-partners
In 2022 werkte Team ICT samen met meerdere partners.
- Veltwerk: IT-Beheerder. Verantwoordelijk voor de monitoring van de ICT-infrastructuur, derdelijns support en de technische realisatie van projecten.
- Lagarde: Telefonie en beveiliging. Verantwoordelijk voor de interne telefoniesystemen en de koppeling daarvan aan IT-systemen van De Meerwaarde. Daarnaast camerasystemen en alarmen.
- SignPost: Het leveren van laptops voor 1e-jaars leerlingen. Het leveren van service voor deze laptops.
ICT-middelen en projecten
Tijdens en na de interne verbouwing van de school waren aanpassingen nodig aan de netwerkinfrastructuur. Er is nieuwe netwerkapparatuur geplaatst om de nieuwe werkplekken te kunnen voorzien van bekabeld netwerk. Er is een Wifi-meting uitgevoerd en aanpassingen zijn uitgevoerd om het hele pand te voorzien van een degelijke Wifi-dekking.
Na het succesvol afronden van een pilot in 2021 is er in 2022 gestart met het uitreiken van laptops aan 1e-jaars leerlingen. Inmiddels maken zij al 6 maanden gebruik van deze laptops. In leerjaar 2023- 2024 wordt opnieuw een 1e leerjaar voorzien van een persoonlijke laptop, die wordt afgenomen bij servicepartner SignPost. In leerjaar 2025-2026 zijn alle leerlingen voorzien van een persoonlijk device.
Nu de leerlingen een persoonlijke laptop hebben, ontstaan er meer vragen op ICT-gebied. Daarom heeft Team ICT een servicedesk voor leerlingen gerealiseerd. Leerlingen kunnen hier terecht met vragen over software. De service op hardware wordt verleend door partner SignPost.
Informatiemanagement
Informatiemanagement is als nieuwe discipline in 2020 opgestart. De toename van ICT in de organisatie en de immer doorgroeiende ICT-mogelijkheden vragen om goede afstemming tussen de verschillende ICT-systemen als zodanig en de onderliggende processen.
De goede afstemming is van doorslaggevend belang om de juiste keuzes qua ICT inzet te borgen inclusief de implementatie van de onderling afgestemde beleid en processen. Daarmee wordt bijgedragen aan de doelmatigheid van de algehele bedrijfsvoering.
De informatiemanager is verantwoordelijk voor informatiemanagement/informatiebeheer, dat wil zeggen het vertalen van de informatiebehoeften die vanuit verschillende werk- en bedrijfsprocessen van het onderwijs en bedrijfsvoering ontstaan in informatievoorziening. De informatiemanager is daarnaast namens de gebruikersorganisatie verantwoordelijk voor de aanwezige informatievoorziening en daarbij ingezette informatiesystemen. De kerntaken van informatiemanager zijn:
- Vertalen van de behoefte van het onderwijs en bedrijfsvoering naar een optimale informatievoorziening;
- Vertalen van de behoefte van het onderwijs en bedrijfsvoering naar een optimaal gebruik van het applicatielandschap;
- Ontwikkeling/ innovatie in informatievoorziening en het applicatielandschap.
In 2022 is vanuit de perspectieven visie, planvorming en uitvoering aan verschillende doelen gewerkt.
Vanuit de perspectief visie is er een vervolg gemaakt met het komen tot een visie op informatiemanagement. In samenwerking met ICT is ook gewerkt aan een visie op digitale veiligheid. Hierbij wordt een gelaagd model gehanteerd, namelijk ‘burcht-stad-platteland’.
- Bevindt data of een applicatie zich in ‘de burcht’? Het gaat dan om data die wordt gebruikt door veel mensen in de organisatie, zoals in een leerling administratiesysteem. Het is belangrijk dat er hier maar één waarheid is, en dat er degelijke beveiligingsmaatregelen worden getroffen.
- Data of applicaties die zich bevinden in ‘de stad’ worden gebruikt door meerdere gebruikers, bijvoorbeeld één of meerdere onderwijsteams. Het gaat hier bijvoorbeeld om instructie-software die door de docent gebruikt wordt tijdens de les, zoals de applicatie LessonUp. Aan het gebruik van deze software worden randvoorwaarden gesteld, zoals het niet opslaan van persoonsgebonden informatie.
- Op ‘het platteland’ is de data of
applicatie slechts relevant voor één of enkele gebruikers. Het gaat hier bijvoorbeeld om een programma dat wordt gebruikt door een individuele docent om een robot aan te sturen. Hier zijn vooral veiligheidsmaatregelen van belang.
Samen met Team ICT wordt dit model vertaald naar een passend IT-beleid en de daaruit voortvloeiende technische aanpassingen.
Vanuit de perspectief planvorming is er vanuit Informatiemanagement geparticipeerd in diverse projecten, zoals Flexibel & Wendbaar Onderwijs, het nieuwe Personeelsportaal en veilig mailen.
Vanuit de perspectief uitvoering werkt de informatiemanager nauw samen met de functionele beheerders uit het onderwijs. Dit zijn docenten die naast hun docenttaken een taak hebben m.b.t. het beheren van 1 of meerdere onderwijsapplicaties. Hierbij speelt afstemming met de coördinator ICT ook een belangrijke rol.
Informatiebeveiliging (IBP) en privacy (AVG)
In 2020 is het project informatiebeveiliging en privacy (IBP) afgerond, waarmee er een stevige basis stond m.b.t. IBP. Vervolgens is in 2021 de regiegroep IBP gevormd voor het blijvend (door)ontwikkelen van de zaken rondom IBP.
De taak van privacy coördinator lag ook in 2022 bij de informatiemanager. De informatiemanager is voorzitter van de regiegroep IBP. De regiegroep IBP wordt verder gevormd door in totaal 3 medewerkers van Team ICT, personeelszaken en het team Expertise- en Begeleidingscentrum.
Op het gebied van informatiebeveiliging is er gewerkt aan het gedeelde informatieplatform van De Meerwaarde. Er ontstaat een betere scheiding tussen informatie en is de toegang tot informatie beperkt tot degenen die dit nodig hebben in hun functie.
Daarnaast is er in 2022 een zogenaamde pentest uitgevoerd door een derde partij. De adviezen die zijn gegeven als gevolg van deze pentest zijn inmiddels verwerkt in de vorm van technische aanpassingen aan de ICT-infrastructuur.
Aan bewustwording bij de medewerkers is op verschillende manieren vormgegeven. Een tweetal voorbeelden:
- Datalekken worden in de medewerkers nieuwsbrief, indien relevant, gedeeld met collega’s en toegelicht;
- Pasop.demeerwaarde.nl is gerealiseerd. Er zijn kaartjes met een pakkende opmaak en deze url uitgedeeld aan een aantal medewerkers, die zij kunnen neerleggen op het bureau van een medewerker die bijv. papieren met gevoelige gegevens laat rondslingeren of een computer onvergrendeld laat.